Le SG est assisté de son Secrétaire adjoint.
Ils travaillent en étroite collaboration et se répartissent leurs rôles à leur convenance et se suppléent mutuellement en cas d’absence. Ils sont membres du Bureau, à ce titre, ils participent à la mise en œuvre des décisions du Conseil d’Administration et supervisent l’équipe.
Le SG est capital dans le bon fonctionnement de association car il joue un rôle central :
- il est garant de la tenue administrative de l’association et de la cohésion entre les membres et en charge du suivi administratif de l’association.
Pour garder l’association en ordre, il est primordial d’assurer :
- le classements de documents,
- l’envoi de courriers,
- la rédaction de dossiers de financement et demandes de mécénat, etc.
Telles sont quelques unes des missions du secrétaire d’association.
De par sa fonction, le secrétaire est aussi amené à travailler étroitement avec le trésorier et le président d’association. Il est le pont entre les différents organes dirigeants de l’association.
Il peut également avoir un rôle de RH et prendre en charge l’accueil des nouveaux membres, organiser et répartir les tâches à l’ensemble de l’équipe, etc.
En résumé, le secrétaire général a de multiples casquettes au sein de l’association.
L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
La convocation aux Assemblées Générales est une mission attribuée au secrétaire général.
Les membres participants doivent être tenus au courant au préalable dans un délai raisonnable pour faciliter leur venue.
La convocation peut prendre la forme d’une invitation personnelle, d’une annonce collective dans le journal d’annonces légales ou par affichage dans le local de l’association.
Toutefois , il convient de s’assurer de l’envoi aux adhérents de la convocation et des pouvoirs, selon les modalités prévues dans les statuts ;
- faire émarger les participants et recueillir les pouvoirs en vue de vérifier les quorums ;
- suivre les votes des résolutions prévues à l’ordre du jour, avec mise en place de scrutateurs ;
- s’assurer qu’un compte rendu est effectué avec report des résultats des votes et des principaux échanges.
- signer et faire signer le compte rendu de l’Assemblée par le Président/ Vice-président et l’archiver avec la feuille de présence et les éventuels pouvoirs;
- faire reporter les résolutions dans le Rapport Spécial.
Le secrétaire d’association rédige les procès verbaux et les comptes rendus. Ces comptes rendus doivent être transparents, clairs et précis.
Il est important que le secrétaire archive ces comptes rendus avec les documents associés : l’ordre du jour, la liste émargée des personnes présentes, la feuille des excusés.
LES OBLIGATIONS QUI INCOMBENT AUX SECRÉTAIRE D’ASSOCIATION
Comme beaucoup d’autres aspects de l’association, le rôle du secrétaire dépend lui aussi de ce qui est stipulé dans les statuts de l’association.
Générales :
- connaître et faire appliquer les Statuts de l’association ;
connaître et faire appliquer le Règlement Intérieur ; - faire le lien avec les décisions passées ;
s’assurer que le fichier des adhérents est tenu à jour : constitution d’un fichier et archivage des fiches d’adhésion ; - veiller que le Registre Spécial est tenu à jour
- vérifier que toutes modifications dans l’administration ou les statuts de l’association sont communiquées dans un délai de 3 mois à partir de la date de la décision ;
CONSEIL D’ADMINISTRATION ET BUREAU
Pour le Conseil
d’Administration et le Bureau
envoyer les convocations avec l’ordre du jour ;
- faire émarger les personnes présentes ;
- récolter et vérifier les pouvoirs ;
- s’assurer qu’un compte rendu est effectué à chaque réunion ;
- signer et faire signer les comptes rendus de réunion par le Président/Vice-président et les archiver avec la feuille d’émargement et les éventuels pouvoirs.
COMMENT AIDER ET VALORISER LE RÔLE DU SECRÉTAIRE GÉNÉRAL?
Pour soulager le secrétaire général, les membres du Bureau et du Comité Directeur doivent être irréprochables en matière d’engagement, d’assiduité aux réunions, de cotisations, de persévérance, de répartition de certaines tâches etc ….
En effet, pour l’aider, les tâches qui lui sont attribuées peuvent être facilement réparties aux membres de l’association si elles n’engagent pas de grandes responsabilités juridiques et financières.
Répartir les tâches avec les membres de l’association volontaire est un excellent moyen de :
- gagner du temps sur les tâches chronophages,
- impliquer davantage les membres de l’association,
- faciliter la passation lors de la démission du secrétaire d’association.
Ce sont des tâches que l’on décale au jour d’après, et encore au jour d’après jusqu’à les oublier:
- mettre à jour la liste des adhérents (ex. qui est encore inscrit ?),
- faire un point sur les membres (ex. est-ce que les informations sont à jour),
etc.
Le secrétaire, un membre à part entière de l’association
Le secrétaire est un membre à part entière qui possède un rôle primordial dans la bonne tenue de l’association.
Les autres membres devront montrer au secrétaire qu’ils ont onconscience de la valeur du travail qu’il effectue au jour le jour sur son temps libre : il est important de le valoriser et de l’accompagner autant que faire se peut afin de lui faciliter sa tâche.
Même avec toute la bonne volonté du monde, il est impossible de s’échapper aux formalités administratives. Il serait donc judicieux d’automatiser au maximum les tâches qui peuvent l’être.
Comme par exemple :
les bulletins d’adhésion : les adhésions en ligne vont nous faire gagner un temps considérable et pour cause, plus besoin de rentrer manuellement les informations des nouveaux membres, la convocation des membres à l’Assemblée Générale en un clic grâce à l’emailing.
En restant à votre disposition pour obtenir en synergie avec tous les autres membres du bureau afin d’obtenir des résultats à la hauteur de nos attentes.
Président ANVID RISSO , Serigne Fall
cic-anvid-risso
